Guide pratique sur l'export FEC (Fichier des Écritures Comptables) : obligations légales, format, contrôles fiscaux et comment l'automatiser avec Factu.me.
1Qu'est-ce que le FEC
Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un fichier normalisé que toute entreprise soumise a l'impôt sur les sociétés ou a l'impôt sur le revenu dans la catégorie BIC doit être en mesure de fournir a l'administration fiscale en cas de contrôle. Il contient l'ensemble des écritures comptables de l'exercice.
Depuis 2014, le FEC est obligatoire et doit être transmis sous 15 jours en cas de contrôle fiscal. Son absence entraîne une amende de 5 000 euros (ou 10% des droits réclamés pour les entreprises au réel). C'est un fichier texte au format plat avec des champs séparés par des pipes (|).
Le FEC doit contenir 18 champs normalisés : journal, date, numéro de compte, libellé, débit, crédit, etc. Chaque écriture comptable de l'année doit y figurer, sans exception.
2Qui est concerné par l'export FEC
Toutes les entreprises soumises a l'IS ou a l'IR dans la catégorie BIC doivent pouvoir produire un FEC. Cela inclut les SARL, SAS, EURL, EI et les auto-entrepreneurs au régime réel. Les micro-entrepreneurs en régime micro sont théoriquement exemptés, mais l'administration recommande de pouvoir le produire.
Les cabinets comptables qui gèrent plusieurs clients doivent produire un FEC par client et par exercice. C'est un travail répétitif qui peut être automatisé avec les bons outils.
Factu.me génère automatiquement le FEC a partir de vos factures et dépenses. L'export est conforme a la norme DGFiP et peut être transmis directement a votre comptable ou a l'administration fiscale.
3Comment préparer un FEC conforme
Un FEC conforme doit respecter strictement le format défini par l'arrêté du 29 juillet 2013. Les champs sont séparés par le caractère | (pipe). Les dates sont au format AAAAMMJJ. Les montants sont exprimés en euros avec 2 décimales. Le fichier est encodé en UTF-8 ou ISO-8859-15.
Les erreurs les plus courantes sont : des champs manquants, des dates au mauvais format, des montants négatifs mal formatés, des numéros de compte non conformes au Plan Comptable Général. Chacune de ces erreurs peut invalider le fichier.
Factu.me vérifie automatiquement la conformité du FEC avant export : contrôle des 18 champs obligatoires, validation des formats, cohérence des totaux (somme des débits = somme des crédits). Vous exportez un fichier fiable sans risquer l'amende.
4Automatiser l'export FEC avec Factu.me
Avec Factu.me, l'export FEC est un clic. Vos factures émises, factures reçues, dépenses et écritures diverses sont automatiquement converties au format FEC. Vous n'avez qu'a sélectionner l'exercice et télécharger le fichier.
Le module OCR alimente directement le FEC : chaque reçu scanné est catégorisé avec son code PCG et son journal comptable. En fin d'exercice, toutes les écritures sont prêtes pour l'export. Plus besoin de ressaisir quoi que ce soit.
Pour les cabinets comptables, Factu.me permet de générer le FEC de chaque client depuis un tableau de bord centralisé. Un gain de temps considérable par rapport a la compilation manuelle depuis plusieurs sources.