Comprendre vos obligations RGPD en matière de facturation : collecte de données, conservation, droits des clients et mesures de sécurité.
1RGPD et facturation : ce que dit la loi
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) s'applique a toutes les entreprises qui traitent des données personnelles, y compris les données contenues dans les factures : nom, adresse, email, coordonnées bancaires. En tant qu'entreprise, vous êtes responsable de ce traitement.
Le principe fondamental est la minimisation des données : ne collectez que les informations nécessaires a la facturation. Le nom, l'adresse et les informations commerciales sont nécessaires. Le numéro de téléphone personnel ou la date de naissance du client ne le sont pas.
Vous devez également informer vos clients de l'utilisation de leurs données : a quoi servent-elles, combien de temps sont-elles conservées, quels sont leurs droits (accès, rectification, suppression). Cette information figure dans votre politique de confidentialité.
2Durée de conservation des factures
Le Code de commerce impose une conservation de 10 ans pour les factures et documents comptables (article L123-22). Le RGPD autorise cette conservation longue durée car elle est imposée par la loi. Vous pouvez légitimement conserver les factures pendant 10 ans.
En revanche, les données non nécessaires (adresses IP, historique de navigation) doivent être supprimées plus tôt. La règle est : conservez ce que la loi exige, supprimez le reste dès que possible.
Factu.me conserve vos factures de manière sécurisée pendant la durée légale de 10 ans. Au-delà, les données sont automatiquement purgées. Vous n'avez rien a gérer, la conformité est automatique.
3Les droits de vos clients
Le RGPD accorde plusieurs droits a vos clients : droit d'accès (consulter les données que vous détenez), droit de rectification (corriger une erreur), droit a l'effacement (supprimer les données, sauf obligation légale), droit a la portabilité (exporter les données dans un format lisible).
Vous devez pouvoir répondre a une demande d'exercice de droits dans un délai d'un mois. Si un client vous demande ses données, vous devez les lui fournir. S'il demande une correction, vous devez la faire.
Factu.me facilite le respect de ces droits : chaque utilisateur peut exporter ses données en un clic (fonctionnalité d'export RGPD intégrée), et les corrections sont possibles a tout moment depuis l'interface.
4Sécuriser vos données de facturation
La sécurité des données est un pilier du RGPD. Vous devez prendre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles de vos clients : chiffrement, accès restreint, sauvegardes, traçabilité des accès.
Factu.me héberge vos données en France sur des serveurs sécurisés conformes aux normes ISO 27001. Les données sont chiffrées en transit (HTTPS) et au repos. L'authentification a double facteur est disponible. Les accès sont tracés.
En cas de violation de données (piratage, perte), vous devez notifier la CNIL dans les 72 heures et informer les personnes concernées si le risque est élevé. Factu.me a mis en place des procédures de notification et de gestion d'incident pour vous protéger.