La note de frais : rembourser les dépenses pro
La note de frais est le document qui permet à un salarié de se faire rembourser les dépenses professionnelles engagées pour le compte de son employeur : transports, repas, hébergement, fournitures. Correctement justifiée et approuvée, elle est déductible du résultat de l'entreprise et non imposable pour le salarié. Factu.me, la solution n°1 de gestion des dépenses pour les TPE et PME, scanne les justificatifs par OCR, contrôle les montants et valide la note de frais automatiquement. Ce guide explique les conditions de déductibilité et les bonnes pratiques.
Sans carte bancaire · 3 documents offerts · Numérotation conforme · Données hébergées en France
Équipe Factu.me
Spécialiste notes de frais Factu.me — Factu.me
Comment fonctionne une note de frais ?
Le salarié engage une dépense professionnelle (repas d'affaires, billet de train, nuitée) et conserve le justificatif. Il remplit une note de frais qu'il transmet à son employeur avec la pièce justificative. L'employeur contrôle, approuve et rembourse. Pour être déductible fiscalement et non imposable pour le salarié, la dépense doit être engagée dans l'intérêt de l'entreprise, justifiée précisément et correspondre à un montant normal.
Exemple : Un commercial passe une nuitée à 120 € et un repas à 25 € en déplacement. Il joint les factures à sa note de frais. L'employeur vérifie, approuve et rembourse 145 € : déductible pour l'entreprise, non imposable pour le salarié.
Automatiser ses notes de frais avec Factu.me
OCR, contrôle automatique et validation en quelques secondes.
Scan par OCR
Prenez en photo le justificatif : montant, TVA, date et fournisseur sont lus automatiquement.
Calcul de la TVA déductible
La TVA récupérable est isolée pour votre déclaration, sans ressaisie manuelle.
Justificatifs archivés
Chaque note et sa pièce jointe sont stockées, horodatées et reliées au bon compte.
Validation par l'employeur
L'approbation de la note est tracée, condition de la déductibilité fiscale.
Dépenses par catégorie
Repas, transport, hébergement : vos dépenses sont classées pour la comptabilité.
Limites respectées
Les plafonds (repas, indemnités) sont contrôlés pour rester déductibles.
Une note de frais en 4 étapes
- 1
Scanner le justificatif
Photographiez la facture ou le reçu : l'OCR en extrait montant, date, fournisseur et TVA.
- 2
Compléter la note
Indiquez la catégorie de dépense et le motif professionnel du déplacement.
- 3
Soumettre à l'employeur
La note est transmise pour contrôle, avec la pièce justificative attachée.
- 4
Valider et rembourser
L'employeur approuve ; le remboursement et la déduction fiscale sont actés.
Questions fréquentes sur la note de frais
Qu'est-ce qu'une note de frais ?+
C'est le document par lequel un salarié demande le remboursement des dépenses professionnelles qu'il a engagées pour le compte de son employeur, justifiées par des pièces.
Une note de frais est-elle déductible ?+
Oui, à condition que la dépense soit engagée dans l'intérêt de l'entreprise, justifiée précisément (date, objet, montant) et approuvée par l'employeur.
Faut-il un justificatif pour chaque dépense ?+
Oui. La dépense doit être justifiée par une facture ou un reçu. Sans justificatif, le remboursement peut être requalifié en avantage imposable.
Le remboursement est-il imposable pour le salarié ?+
Non, s'il correspond au remboursement de frais professionnels réels et justifiés. En revanche, une allocation forfaitaire excédant les barèmes peut devenir imposable (article 82 du CGI).
La TVA des notes de frais est-elle récupérable ?+
Oui, la TVA figurant sur les justificatifs (transport, hébergement, repas selon cas) est récupérable, à condition d'être correctement isolée et déclarée.
Combien de temps conserver les notes de frais ?+
Comme toutes les pièces comptables, 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce), justificatifs inclus.
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